Fer còpies del mail

Parlar de fer còpies no és ésser original, però us evitarà futurs ensurts i maldecaps si feu cas de les recomacions que us donaré i que mai no em cansaré de repetir en aquesta secció, que en la idea primigènia era sobretot per fer més fàcil i segura la vostra relació amb la informàtica.

Ara feia dies que no parlava d’un tema que he intentat que sigui molt important per a vosaltres: les còpies. Perquè no es tracta de tenir còpies per si de cas un dia…, sinó que hem de tenir còpies per al dia que… Perquè segur que un dia les necessitarem. Recordeu el programa del setembre del 2014 on parlava de les còpies del mòbil? I els programes del 15 novembre de 2013 i del 22 de setembre de 2013, on parlava de les còpies de seguretat i els plans de contingència? I recordeu la importància de les còpies de les fotos, de les quals he parlat àmpliament i que segur que ja teniu ben resolt?Doncs som-hi.

Avui el tema és més dedicat a les empreses, però fins i tot a tots nosaltres ens interessa de no perdre el contingut dels mails amb declaracions d’amor, cartes familiars i un grapat de coses que ens sabria greu que desapareguessin sense deixar rastre.

Com funciona el mail

Des de fa anys que es diu que el mail és mort, que és una aplicació que no té futur, però en l’àmbit empresarial és l’aplicació més important d’internet. L’email és avui un sistema descentralitzat sota una plataforma oberta, no propietària de ningú. Potser es podria argumentar que té molts anys a sobre i que s’intenta que faci coses que no s’havien pensat al principi: el mail, avui, és un newsfeed, un alimentador de notícies, de newsletters, d’alertes, etc.; el mail també és el nostre passaport i qui ens identifica a internet quan volem fer coses serioses. Si voleu obrir un compte bancari, necessitareu confirmar-ho per mail; si obriu un compte a Amazon, confirmeu-ho per mail.

El mail va ser el sistema primari de comunicació social, era el sistema d’enviar un missatge a algú, i punt. El mail era el servei de transport de paquets digitals, abans del Dropbox i Google Drive,i la manera d’enviar documents digitals. Encara ara, aquests sistemes t’avisen per mail del fitxer digital que t’han enviat. El mail era el sistema inicial de treball col·laboratiu. I, avui, que és l’època de la mobilitat, el mail es llegeix molt bé al mòbil, molt millor que algunes webs o anuncis creats amb layouts il·legibles. Gairebé tots els nostres mails funcionen amb el sistema IMAP, que vol dir que els missatges es desen al servidor de correu que ens dóna el servei, no són al nostre ordinador (que en pot tenir una còpia, o no, segons com sigui configurat el nostre programa de mail). Així que si esborrem un missatge o una carpeta de mails al nostre programa, s’esborren ràpidament del servidor i no hi ha manera de recuperar-los. Per això, i per seguretat, ara us explicaré sistemes de còpia.

Obligacions legals

Al nostre país encara no hi ha lleis que obliguin a tenir còpies a les empreses dels mails enviats i rebuts, però, per esmentar-ne un exemple, les empreses que treballen amb la SEC nord-americana, brokers, dealers, etc., han de mantenir còpia de la informació electrònica, que inclou els missatges de tres a sis anys. Però no estar-hi obligats legalment no vol dir que tenir una còpia no ens serveixi davant de riscs legals en general i ens permet fer servir els missatges com a prova en procediments judicials

Programes de còpia

La còpia dels missatges no es pot fer simplement copiant els fitxers que tenim al disc dur perquè, segons com sigui configurat el mail, no en tindrem tots els recursos o bé ens costarà tornar a la situació anterior al desastre. El que nosaltres volem d’un programa de còpia és que faci còpia dels mails, evidentment, però també que ens permeti de consultar els missatges copiats. El sistema més senzill és fer la còpia directament al servidor, però si el nostre proveïdor no ho pot fer o bé treballem amb Gmail o Outlook (l’antic Hotmail), hem de tenir alternatives: si treballem amb Gmail, podem anar al nostre compte, seleccionar ‘compte’ i quan surtin totes les opcions, seleccionar ‘baixeu les dades’ i podreu tenir una còpia de tots els vostres missatges. De fet, tindreu opcions per a copiar un grapat de dades que Google té de vosaltres. La còpia no és immediata: es posa en marxa als servidors de Google i quan s’acaba us envien un mail amb el link per poder baixar el zip amb la còpia. Aquest sistema no és automàtic: cada vegada que en vulgueu una còpia heu de repetir el procés i, com sempre, les possibilitats d’oblidar-vos-en són altes. Heu de buscar un sistema automàtic.

Un dels millors i més originals sistemes que he vist per arxivar els mails és el del programa Email Archiver (24,99 dòlars a l’AppStore) per a Mac, que no guarda exactament una còpia dels missatges, sinó que converteix un per un tots els mails en format PDF i els deixa perfectament ordenats al nostre disc dur. El funcionament és molt simple: poses en marxa el programa i llestos. Un sistema més ‘normal’ és MailSteward, que fa el que normalment fan els programes de backup, que és guardar els missatges en un banc de dades, en tres versions: Lite (24,95 dòlars), Standard (49,95) i Pro (99,95). De tots tres, en teniu versions de demo per a arxivar fins a quinze mil missatges i provar-ne el funcionament. Per mi, la gran diferència de la versió Pro és que inclou un sistema per a activar l’arxivament automàtic de missatges sense necessitat d’utilitats del Mac com Autmator i Cron.

Per a usuaris de Windows la millor solució és MailStore Server (a partir de 295 euros), una eina integral que a escala empresarial es connecta al servidor de mail i fa còpia de tots els missatges de tots els treballadors. Pot fer-la de servidor Exchange, de les apps de Google o de qualsevol servidor IMAP i POP3. Tots els missatges queden arxivats i, si heu activat la funció de retenció legal, ni tan sol l’administrador no pot esborrar-ne un. Per a fer còpies individuals, tenen la versió Home que fa còpies del mail de manera individual i és gratuït.

Un sistema simple per a usuaris d’Outlook és MessageSave (49,95 dòlars) i el podeu provar gratis trenta dies. Una vegada copiats els missatges, recordeu de posar la còpia en un altre ordinador, perquè si perdeu el disc dur on teniu l’original i la còpia us quedareu sense res!

Evidentment guardo els articles en lloc segur, aquest bloc n’és un exemple. Podreu accedir-hi sempre i jo, per actualitzar-lo, també. El meu gestor de contrasenyes m’ajuda a poder complir sempre les meves responsabilitats.